Perder o backup das Notas Fiscais Eletrônicas gera multa?

A regra de manter os arquivos das Notas Fiscais Eletrônicas guardadas por 5 anos é a mesma de arquivamento das antigas NF´s em papel.

A tecnologia vem para melhorar a vida das pessoas, e a Nota Fiscal Eletrônica (NF-e), que em 2018 completa 12 anos é uma prova disso.

No começo assustou bastante os empresários, afinal era novidade e demandava bastante conhecimento técnico ao qual na época muitas empresas e profissionais de TI não detinham na época.

Mas o tempo passou e a tecnologia da NF-e amadureceu, sendo utilizada hoje por milhões de empresas brasileiras, aposentou de vez as Notas Fiscais em formulário.

Porém as obrigações de guarda dos arquivos permaneceram, agora não mais em papel, mas sim em seu formato digital, o XML.

De acordo com o ajuste SINIEF 07/05, parágrafo décimo, o prazo é de 5 anos contada da data da emissão, sendo possível manter os arquivos na empresa ou em armazenamento externo desde que seja prontamente disponibilizado em caso de fiscalização.
Não apresentar o arquivo gera multa

A legislação acerca das penalidades pela omissão do XML é estabelecida por cada estado, mas costumam ser pesadas, partindo de R$ 1.000,00 por XML omitido até em casos em que pode ser de 50% do valor do bem que supostamente circulou sem nota.

Se por exemplo, o fisco considerar que houve a circulação de mercadorias no valor de R$ 100.000,00 sem a devida apresentação do XML pela empresa fiscalizada, isso implicaria automaticamente numa multa de R$ 50.000,00.

Passar por uma situação dessas não é fácil, veja que o simples sumiço de um arquivo de nota fiscal pode trazer:

• Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa.
• Perda de negócios que poderiam ser feitos com o valor da multa.
• Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscalização.
• Tempo da equipe para solucionar as pendências e o pagamento da multa.
• Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes.

Vamos entender melhor as consequências de uma multa

• Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa: Um furo no caixa mesmo, a empresa vai ter que a) Retirar das reservas, b) Os sócios vão ter que emprestar para a empresa ou c) A empresa vai ter que tomar um empréstimo bancário com altos juros.

• Perda de negócios que poderiam ser feitos com o valor da multa: Imagine que a empresa tinha os R$ 50 mil, mas agora não tem mais, então aquela compra de mercadorias que seria feita com um belo desconto vai ter que ficar pra outra hora, e comprar mais caro aperta as margens de lucro.

• Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscalização: Ninguém quer ter um fiscal no pé, simples assim.

• Tempo da equipe para solucionar as pendências e o pagamento da multa: As pessoas terão que deixar de fazer suas atividades para “correr atrás” de resolver a pendência, e isso custa dinheiro.

• Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes: Concorrentes mal-intencionados podem usar o boca a boca para denegrir a imagem da empresa por não ter cumprido uma exigência fiscal e isso pode refletir negativamente em novos negócios com clientes que eventualmente não recebam bem esse tipo de notícia.

Resumindo, imagine então que todos esses fatores acima, poderiam transformar uma multa de R$ 50.000,00 em R$ 100.000,00, R$ 200.000,00, pois geraria uma série de eventos desagradáveis em sequência.
Como manter os dados dos XML´s a salvo e evitar tudo isso?

Manter os XML´s a salvo parece tarefa trivial, mas com o tempo eles se avolumam até as centenas de milhares, afinal mesmo uma pequena empresa emite e recebe muitas notas fiscais todos os meses.

O primeiro passo é contar com um programa de organização de XML´s, como o DANFE View por exemplo, que pode ser baixado gratuitamente através desse link.

O programa organiza e facilita a localização dos XML´s economizando tempo e eliminando trabalho da equipe.

O segundo passo é manter um processo eficaz de backup automático, de preferência na nuvem, pois assegura que os arquivos ficarão protegidos num ambiente fora da empresa, livres de problemas como roubo ou furto dos computadores, ataques de vírus e sequestros virtuais, incêndios e outro incidentes desagradáveis, mas que realmente poderiam pôr em risco não só esses, mas como todos os demais dados vitais da empresa.

Dessa forma a empresa cria um processo de recepção e backup dos arquivos de Nota Fiscal de forma automatizada, onde a equipe apenas acompanha o processo, mas não tem que ser desgastar dezenas ou centenas de horas por ano com isso.

Uma vez assegurada a guarda correta dos arquivos a empresa tem total confiança que não será surpreendida por uma fiscalização estando com documentos faltantes em seu acervo e evitando assim a famigerada multa.

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