Armazenamento obrigatório do XML
Numa transação comercial de compra ou venda, não se espera perdas de qualquer um dos lados. O ideal é não ter problemas nem com quem está adquirindo algo e nem com quem está fornecendo.
Justamente por isso, pela confiança entre determinados agentes, é difícil encontrar clientes ou empresas que guardam todas suas notas fiscais. Este fato poderia facilitar a solução de qualquer problema que possa ocorrer. No caso das Notas Fiscais eletrônicas, é mais fácil de gerir suas informações. Especialmente através de ferramentas como a Arquivei.
No caso das empresas vendedoras, não armazenar as notas fiscais segundo o método adequado e indicado pela Sefaz pode trazer problemas graves. O cliente sempre tem razão e é obrigação da empresa provar que está certa se houver alguma acusação contra ela.
Não armazenar notas fiscais pode acarretar em multas que podem ultrapassar o valor de R$ 1 mil por documento não apresentado no momento de uma fiscalização.
De acordo com a legislação brasileira, a nota fiscal precisa ser armazenada por cinco anos, mais o ano vigente.
A necessidade de armazenar corretamente documentos fiscais digitalmente
Considerando a possível multa e os prazos, o problema é a necessidade de organizar XMLs e DANFEs de forma que todas as notas fiscais possam ser encontradas rapidamente.
Além disso , existe a necessidade de saber se existem notas fiscais sendo faturadas no nome de sua empresa e que você não tenha conhecimento (nesse caso o seu CNPJ pode estar sendo usado para fraudes, por exemplo) e ainda se seus fornecedores estão citando todos os códigos de impostos corretamente.
Todas essas informações podem ser adquiridas e administradas momentos após a NFe ser emitida.
Tempo é dinheiro e é necessário reduzir o risco de perder NFes e outros documentos fiscais importantes.
O ideal é que sua companhia armazene notas em uma solução eficiente e tecnologicamente funcional, que te dê acesso rápido às suas notas num clique como é o Arquivei.
