📄 Manual de Emissão de Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
Sistema Maxtec – Versão para Usuários Iniciantes
1. Introdução
Este manual foi criado para qualquer pessoa, mesmo sem conhecimento técnico em informática ou contabilidade. Vamos explicar cada passo de forma simples e mostrar onde encontrar todas as informações que o sistema pede.
⚠️ Importante!Se você nunca emitiu nota fiscal antes, peça ajuda de um contador para as primeiras emissões. Ele vai te orientar sobre os impostos e as configurações corretas para o seu tipo de empresa.
2. O que você precisa ter em mãos ANTES de começar
📋 Checklist obrigatório:
- ✅ Certificado Digital (arquivo .pfx ou token) – válido e instalado no computador.
- ✅ Dados do cliente (CNPJ/CPF, Razão Social, Inscrição Estadual, endereço completo, e-mail).
- ✅ Dados do produto (descrição, valor, NCM, CST, origem, unidade de medida).
- ✅ Configuração fiscal já feita no sistema (peça ao suporte Maxtec ou ao contador para verificar).
3. Cadastro de Clientes
Todo cliente precisa estar cadastrado antes de emitir a nota. Preencha com atenção:
| Campo | O que colocar? | Onde encontrar? |
|---|---|---|
| Razão Social / Nome | Nome da empresa ou nome completo da pessoa física | No cartão CNPJ / CPF do cliente |
| CNPJ / CPF | Número do documento | No cartão CNPJ / CPF do cliente. ⚠️ Campo mais importante! |
| Inscrição Estadual (IE) | Número da IE | No cartão CNPJ do cliente (empresas) ou no comprovante de inscrição estadual. Pessoa física não tem IE – deixe em branco ou coloque “ISENTO”. |
| Endereço completo | Rua, número, bairro, cidade, estado, CEP | Pergunte ao cliente ou veja no comprovante de endereço |
| E-mail do cliente | Pergunte ao cliente – o sistema envia a nota por e-mail | |
| Telefone | Número de contato | Pergunte ao cliente |
💡 Dica prática: Peça para o cliente tirar uma FOTO do cartão CNPJ/CPF e te enviar por WhatsApp. Assim você copia os dados sem errar!
4. Cadastro de Produtos
Cada produto que você vende precisa estar cadastrado. Veja os campos mais importantes:
| Campo | O que colocar? | Onde encontrar? |
|---|---|---|
| Código | Número para identificar o produto (ex: 001, 002) | Você mesmo pode criar. Pode ser o código de barras. |
| Descrição | Nome claro do produto | Use um nome que qualquer entenda: “Cimento 50kg”, “Tijolo 9 furos” |
| NCM | Código de 8 dígitos | 🔽 Veja a seção 5 (Onde encontrar cada dado) |
| CST / CSOSN | Código de tributação (ex: 00, 10, 20, 40, 41, 50, 51, 60, 70, 90) | 🔽 Veja a seção 5 (Onde encontrar cada dado) |
| Origem | Origem da mercadoria (0=Nacional, 1=Estrangeira, etc.) | 🔽 Veja a seção 5 (Onde encontrar cada dado) |
| Unidade de Medida | UN, KG, M, M2, etc. | Use a unidade que você vende o produto |
| Preço de venda | Valor que você cobra | O preço que você pratica no seu negócio |
| Alíquota ICMS | Percentual de imposto (ex: 18%, 12%, 7%) | 🔽 Veja a seção 5 (Onde encontrar cada dado) |
⚠️ Muito importante: NCM, CST, Origem e Alíquota ICMS são os campos que mais geram erro na hora de emitir a nota. Se não souber, NÃO ADIVINHE – consulte a seção abaixo ou peça ajuda ao contador.
⭐ 5. ONDE ENCONTRAR CADA DADO FISCAL
Esta é a seção mais importante do manual. Aqui você vai aprender onde encontrar cada informação que o sistema pede para emitir a nota fiscal.
🔹 NCM (Nomenclatura Comum do Mercosul)
O que é: Um código de 8 dígitos que classifica o seu produto para fins de impostos.
Onde encontrar:
- Na nota fiscal do seu fornecedor – Se você compra o produto, olhe na nota que você recebeu. Lá vai estar o NCM.
- No site da Receita Federal – Acesse www.gov.br/receitafederal e busque por “Tabela NCM”.
- No Google – Pesquise “NCM + nome do produto” (ex: “NCM cimento”). Use sites confiáveis como www.tabelancm.com.
- Perguntando ao contador – Opção mais segura.
Exemplos para materiais de construção:
| Produto | NCM (exemplo) |
|---|---|
| Cimento Portland | 2523.29.10 |
| Tijolo cerâmico | 6904.10.00 |
| Bloco de concreto | 6810.91.00 |
| Areia | 2505.90.00 |
| Brita / Pedra britada | 2517.10.00 |
| Tinta látex | 3209.90.00 |
| Cano PVC | 3917.23.00 |
🔹 CST / CSOSN (Código de Situação Tributária)
O que é: Um código que define como o imposto será calculado na venda do seu produto.
Onde encontrar:
- Pergunte ao contador – Ele vai definir qual código sua empresa deve usar com base no regime tributário (Simples Nacional, Lucro Presumido, etc.).
- Na nota fiscal do seu fornecedor – Veja qual CST/CSOSN ele usou para o mesmo produto.
- Consulte a tabela oficial – O contador pode te fornecer a lista correta.
Principais códigos (para referência):
| Código | Significado |
|---|---|
| 00 | Tributado integralmente |
| 10 | Tributado com cobrança de ICMS por substituição tributária |
| 20 | Com redução de base de cálculo |
| 40 | Isento |
| 41 | Não tributado |
| 50 | Suspensão |
| 51 | Diferimento |
| 60 | ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária |
| 70 | Com redução de base de cálculo e cobrança de ICMS por substituição tributária |
| 90 | Outras situações |
⚠️ ATENÇÃO: A escolha do código DEVE ser feita com o contador. Usar o código errado pode gerar multas!
🔹 Origem do Produto
O que é: Indica se o produto é nacional ou importado.
Onde encontrar:
- Na nota fiscal do seu fornecedor – Veja qual origem ele declarou.
- Pergunte ao contador – Ele confirma a origem correta.
Códigos de Origem:
| Código | Significado |
|---|---|
| 0 | Nacional |
| 1 | Estrangeira – Importação direta |
| 2 | Estrangeira – Adquirida no mercado interno |
| 3 | Nacional – Mercadoria com conteúdo de importação superior a 40% |
| 4 | Nacional – Produzida conforme processo produtivo básico |
| 5 | Nacional – Mercadoria com conteúdo de importação inferior ou igual a 40% |
| 6 | Estrangeira – Importação direta, sem similar nacional (Lei 8.248/91) |
| 7 | Estrangeira – Adquirida no mercado interno, sem similar nacional (Lei 8.248/91) |
| 8 | Nacional – Mercadoria com conteúdo de importação superior a 70% |
💡 Dica: Para a maioria dos materiais de construção nacionais, use origem = 0.
🔹 CFOP (Código Fiscal de Operações)
O que é: Um código de 4 dígitos que define a natureza da operação (compra, venda, devolução, etc.) e se é dentro ou fora do estado.
Onde encontrar:
- Pergunte ao contador – Ele define qual CFOP sua empresa deve usar para cada tipo de venda.
- Na nota fiscal do seu fornecedor – Veja qual CFOP ele usou.
- Consulte a tabela de CFOP – Disponível no site da Receita Federal.
CFOPs mais comuns para vendas:
| CFOP | Significado |
|---|---|
| 5101 | Venda de produção do estabelecimento (dentro do mesmo estado) |
| 5102 | Venda de mercadoria adquirida (dentro do mesmo estado) |
| 6101 | Venda de produção do estabelecimento (para outro estado) |
| 6102 | Venda de mercadoria adquirida (para outro estado) |
| 5109 | Venda de produção do estabelecimento (dentro do estado) – para Simples Nacional |
⚠️ ATENÇÃO: O CFOP muda se a venda for dentro do estado (começa com 5) ou para outro estado (começa com 6). Se errar, a nota é rejeitada.
🔹 CEST (Código Especificador da Substituição Tributária)
O que é: Um código de 7 dígitos usado para produtos que têm substituição tributária (quando o imposto já foi pago na fonte).
Onde encontrar:
- Na nota fiscal do seu fornecedor – Veja se ele usou CEST.
- Pergunte ao contador – Nem todo produto precisa de CEST. Seu contador vai dizer se o seu produto precisa.
- Consulte a lista de CEST – Disponível no site da Receita Federal.
💡 Dica: Se o sistema não pedir CEST, é porque seu produto provavelmente não precisa. Não invente – deixe em branco se não tiver certeza.
🔹 Alíquota ICMS
O que é: O percentual de imposto que incide sobre a venda do produto.
Onde encontrar:
- Pergunte ao contador – Ele sabe qual alíquota sua empresa deve usar.
- Na nota fiscal do seu fornecedor – Veja qual alíquota ele usou.
- Consulte a tabela do seu estado – Cada estado tem alíquotas diferentes.
Alíquotas comuns:
| Estado | Alíquota (venda dentro do estado) |
|---|---|
| São Paulo (SP) | 18% |
| Rio de Janeiro (RJ) | 18% |
| Minas Gerais (MG) | 18% |
| Rio Grande do Sul (RS) | 17% |
| Paraná (PR) | 18% |
| Santa Catarina (SC) | 17% |
| Bahia (BA) | 18% |
| Venda para outro estado | 7% a 12% (depende do estado de destino) |
⚠️ ATENÇÃO: Se você vende para outro estado, a alíquota muda. O contador pode te ajudar a saber qual usar.
📋 RESUMO – Onde encontrar cada dado:
| Dado | Onde encontrar |
|---|---|
| NCM | Nota do fornecedor / Site da Receita / Google / Contador |
| CST / CSOSN | Contador (obrigatório) |
| Origem | Nota do fornecedor / Contador |
| CFOP | Contador (obrigatório) |
| CEST | Nota do fornecedor / Contador (só se aplicável) |
| Alíquota ICMS | Contador / Tabela do estado |
| CNPJ/CPF do cliente | Cartão do cliente |
| IE do cliente | Cartão CNPJ do cliente |
🔴 REGRA DE OURO:Se você não sabe um dado, NUNCA ADIVINHE. Isso pode gerar multas e problemas fiscais. Pergunte ao contador ou olhe na nota fiscal do fornecedor.
6. Emissão da Nota Fiscal
Com tudo cadastrado, siga os passos:
- No sistema, vá em “Vendas” ou “NF-e” e clique em “Nova Nota”.
- Selecione a Natureza da Operação (ex: “Venda”, “Remessa”, “Devolução”).
- Escolha o CFOP (veja a seção 5 para saber qual usar).
- Selecione o Cliente que você cadastrou.
- Confira o endereço de entrega – se for diferente do endereço de cobrança, altere.
- Escolha a modalidade de frete:
- 0 = Por conta do emitente (vendedor)
- 1 = Por conta do destinatário (cliente)
- 2 = Por conta de terceiros
- 3 = Sem frete (transporte próprio)
- Clique em “Continuar” para adicionar os produtos.
- Adicione os produtos (código, quantidade, valor unitário).
- Confira todos os dados – produtos, valores, cliente.
- Clique em “Emitir Nota”.
📌 Dica: Se o sistema pedir a “Série” da nota, deixe o número que já estiver preenchido (geralmente “1”). Não altere manualmente.
7. Erros mais comuns (e como resolver)
Ao emitir a nota, o sistema pode rejeitar. Veja os erros mais frequentes:
| Erro / Mensagem | O que significa | Como resolver |
|---|---|---|
| “CNPJ inválido” | O CNPJ do cliente está errado | Verifique o número com o cliente e corrija no cadastro |
| “NCM inválido” | O NCM do produto está errado ou não existe | ✅ Veja a seção 5 (Onde encontrar o NCM) |
| “CFOP incompatível” | O CFOP não combina com a operação | ✅ Veja a seção 5 (Onde encontrar o CFOP correto) |
| “CST inválido” | O CST/CSOSN está errado | ✅ Veja a seção 5 (Onde encontrar o CST) |
| “Certificado Digital vencido” | Seu certificado expirou | Renove o certificado com a autoridade certificadora (ex: Certisign, Serasa) |
| “Numeração já utilizada” | O número da nota já foi usado antes | O sistema gera automaticamente. Não altere manualmente. |
| “Inscrição Estadual inválida” | IE do cliente está incorreta | Peça para o cliente confirmar o número da IE |
| “Alíquota ICMS inválida” | A alíquota está incorreta para a operação | ✅ Veja a seção 5 (Onde encontrar a alíquota) |
🆘 Se a nota for rejeitada:
- Leia a mensagem de erro com calma.
- Verifique os dados do cliente e do produto.
- Corrija o que for necessário no cadastro.
- Tente emitir a nota novamente.
- Se continuar dando erro, chame o suporte Maxtec ou seu contador.
8. Resumo Prático (Passo a Passo para o Dia a Dia)
✅ ANTES DE VENDER:
- O cliente está cadastrado com CNPJ/CPF e IE corretos?
- O produto está cadastrado com NCM, CST, Origem e Alíquota ICMS certos?
- Você tem o Certificado Digital válido no computador?
- Se tiver dúvida em algum dado, consulte a seção 5.
✅ NA HORA DA VENDA:
- Abra o sistema e vá em “Nova Nota”.
- Escolha o CFOP correto (seção 5).
- Selecione o cliente.
- Adicione os produtos.
- Confira os valores, impostos e dados.
- Clique em “Emitir Nota”.
✅ DEPOIS DE EMITIR:
- O sistema gera o arquivo XML (a nota fiscal eletrônica).
- O DANFE (versão em PDF) é enviado por e-mail para o cliente.
- Guarde uma cópia para seus registros.
🔴 EM CASO DE DÚVIDA, PARE E PERGUNTE!Se você não tem certeza sobre NCM, CFOP, CST, Origem ou Alíquota, NÃO EMITA A NOTA. Consulte seu contador primeiro. Errar esses dados pode gerar multas para sua empresa.
📞 Contatos úteis:
- Suporte Maxtec: [coloque o telefone/e-mail aqui]
- Seu contador: [coloque o telefone/e-mail aqui]
- Site da Receita Federal: www.gov.br/receitafederal