A regra de manter os arquivos das Notas Fiscais Eletr\u00f4nicas guardadas por 5 anos \u00e9 a mesma de arquivamento das antigas NF\u00b4s em papel.<\/p>\n
A tecnologia vem para melhorar a vida das pessoas, e a Nota Fiscal Eletr\u00f4nica (NF-e), que em 2018 completa 12 anos \u00e9 uma prova disso.<\/p>\n
No come\u00e7o assustou bastante os empres\u00e1rios, afinal era novidade e demandava bastante conhecimento t\u00e9cnico ao qual na \u00e9poca muitas empresas e profissionais de TI n\u00e3o detinham na \u00e9poca.<\/p>\n
Mas o tempo passou e a tecnologia da NF-e amadureceu, sendo utilizada hoje por milh\u00f5es de empresas brasileiras, aposentou de vez as Notas Fiscais em formul\u00e1rio.<\/p>\n
Por\u00e9m as obriga\u00e7\u00f5es de guarda dos arquivos permaneceram, agora n\u00e3o mais em papel, mas sim em seu formato digital, o XML.<\/p>\n
De acordo com o ajuste SINIEF 07\/05, par\u00e1grafo d\u00e9cimo, o prazo \u00e9 de 5 anos contada da data da emiss\u00e3o, sendo poss\u00edvel manter os arquivos na empresa ou em armazenamento externo desde que seja prontamente disponibilizado em caso de fiscaliza\u00e7\u00e3o.
\nN\u00e3o apresentar o arquivo gera multa<\/p>\n
A legisla\u00e7\u00e3o acerca das penalidades pela omiss\u00e3o do XML \u00e9 estabelecida por cada estado, mas costumam ser pesadas, partindo de R$ 1.000,00 por XML omitido at\u00e9 em casos em que pode ser de 50% do valor do bem que supostamente circulou sem nota.<\/p>\n
Se por exemplo, o fisco considerar que houve a circula\u00e7\u00e3o de mercadorias no valor de R$ 100.000,00 sem a devida apresenta\u00e7\u00e3o do XML pela empresa fiscalizada, isso implicaria automaticamente numa multa de R$ 50.000,00.<\/p>\n
Passar por uma situa\u00e7\u00e3o dessas n\u00e3o \u00e9 f\u00e1cil, veja que o simples sumi\u00e7o de um arquivo de nota fiscal pode trazer:<\/p>\n
\u2022 Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa.
\n\u2022 Perda de neg\u00f3cios que poderiam ser feitos com o valor da multa.
\n\u2022 Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscaliza\u00e7\u00e3o.
\n\u2022 Tempo da equipe para solucionar as pend\u00eancias e o pagamento da multa.
\n\u2022 Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes.<\/p>\n
Vamos entender melhor as consequ\u00eancias de uma multa<\/p>\n
\u2022 Impacto financeiro direto da multa no caixa da empresa: Um furo no caixa mesmo, a empresa vai ter que a) Retirar das reservas, b) Os s\u00f3cios v\u00e3o ter que emprestar para a empresa ou c) A empresa vai ter que tomar um empr\u00e9stimo banc\u00e1rio com altos juros.<\/p>\n
\u2022 Perda de neg\u00f3cios que poderiam ser feitos com o valor da multa: Imagine que a empresa tinha os R$ 50 mil, mas agora n\u00e3o tem mais, ent\u00e3o aquela compra de mercadorias que seria feita com um belo desconto vai ter que ficar pra outra hora, e comprar mais caro aperta as margens de lucro.<\/p>\n
\u2022 Desgaste emocional da equipe durante o processo de fiscaliza\u00e7\u00e3o: Ningu\u00e9m quer ter um fiscal no p\u00e9, simples assim.<\/p>\n
\u2022 Tempo da equipe para solucionar as pend\u00eancias e o pagamento da multa: As pessoas ter\u00e3o que deixar de fazer suas atividades para \u201ccorrer atr\u00e1s\u201d de resolver a pend\u00eancia, e isso custa dinheiro.<\/p>\n
\u2022 Risco de imagem da idoneidade da empresa e seus dirigentes: Concorrentes mal-intencionados podem usar o boca a boca para denegrir a imagem da empresa por n\u00e3o ter cumprido uma exig\u00eancia fiscal e isso pode refletir negativamente em novos neg\u00f3cios com clientes que eventualmente n\u00e3o recebam bem esse tipo de not\u00edcia.<\/p>\n
Resumindo, imagine ent\u00e3o que todos esses fatores acima, poderiam transformar uma multa de R$ 50.000,00 em R$ 100.000,00, R$ 200.000,00, pois geraria uma s\u00e9rie de eventos desagrad\u00e1veis em sequ\u00eancia.
\nComo manter os dados dos XML\u00b4s a salvo e evitar tudo isso?<\/p>\n
Manter os XML\u00b4s a salvo parece tarefa trivial, mas com o tempo eles se avolumam at\u00e9 as centenas de milhares, afinal mesmo uma pequena empresa emite e recebe muitas notas fiscais todos os meses.<\/p>\n
O primeiro passo \u00e9 contar com um programa de organiza\u00e7\u00e3o de XML\u00b4s, como o DANFE View por exemplo, que pode ser baixado gratuitamente atrav\u00e9s desse link.<\/p>\n
O programa organiza e facilita a localiza\u00e7\u00e3o dos XML\u00b4s economizando tempo e eliminando trabalho da equipe.<\/p>\n
O segundo passo \u00e9 manter um processo eficaz de backup autom\u00e1tico, de prefer\u00eancia na nuvem, pois assegura que os arquivos ficar\u00e3o protegidos num ambiente fora da empresa, livres de problemas como roubo ou furto dos computadores, ataques de v\u00edrus e sequestros virtuais, inc\u00eandios e outro incidentes desagrad\u00e1veis, mas que realmente poderiam p\u00f4r em risco n\u00e3o s\u00f3 esses, mas como todos os demais dados vitais da empresa.<\/p>\n
Dessa forma a empresa cria um processo de recep\u00e7\u00e3o e backup dos arquivos de Nota Fiscal de forma automatizada, onde a equipe apenas acompanha o processo, mas n\u00e3o tem que ser desgastar dezenas ou centenas de horas por ano com isso.<\/p>\n
Uma vez assegurada a guarda correta dos arquivos a empresa tem total confian\u00e7a que n\u00e3o ser\u00e1 surpreendida por uma fiscaliza\u00e7\u00e3o estando com documentos faltantes em seu acervo e evitando assim a famigerada multa.<\/p>\n
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